Toiminnanohjausjärjestelmän valinta on usein hankalaa. Selvitä, miten juuri sinä valitset yrityksellesi sopivimman toiminnanohjausjärjestelmän.
Sisällys:
- Toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa yrityksen arkea
- Miten valitset parhaan järjestelmän?
- Hyvän järjestelmän ominaisuudet
- Toiminnanohjausjärjestelmä taskussasi
- Liikkuvan työn toiminnanohjausjärjestelmän edellytykset
- EasyOpp on keskitetty ratkaisu
Toiminnanohjausjärjestelmä helpottaa yrityksen arkea
Toiminnanohjausjärjestelmä on monelle hyvin tuttu työkalu, joka mahdollistaa muun muassa työtuntien seurannan, laskutuksen, dokumentaation ja monta muuta toimintoa. Toiminnanohjausjärjestelmiä on monenlaisia ja niiden valinta on välillä hankalaa. Vaikka hyvän järjestelmän hankinta on usein merkittävä taloudellinen satsaus, on se ilman muuta sen arvoista. Toiminnanohjausjärjestelmän avulla yritys voi nopeuttaa prosessejaan, välttää tavanomaisia virheitä ja tukea kasvuaan tehokkaasti.
Miten valitset parhaan järjestelmän?
Toiminnanohjausjärjestelmää valikoidessa on järkevää lähteä yrityksesi perustarpeista liikkeelle. Toiminnanohjausjärjestelmä, eli ERP on olennainen osa jokaisen varteenotettavan organisaation ohjelmistopalettia. Kun ostopäätös on tehty, ja eri toiminnanohjausohjelmistot ovat vertailtavana, on vertailukriteereiksi hyvä nostaa ainakin seuraavat asiat:
- Käytettävyys
- Skaalautuvuus
- Ominaisuudet
- Hinta
- Luotettavuus
Koska toiminnanohjausjärjestelmä on ohjelmisto, johon kuuluu monta eri toiminnallisuutta, on käyttäjän kannalta tärkeää, että kyseinen ohjelmisto on tarpeeksi helppokäyttöinen kaiken tasoisille käyttäjille.
Skaalautuvuus on niin ikään merkittävä ominaisuus kasvuyritykselle. Toiminnanohjausjärjestelmän on kyettävä vastaamaan kasvavan yrityksen asiakas- ja työntekijämäärän vaihtelun haasteisiin. On tärkeää perehdyttää uudet henkilöstönjäsenet vaivatta ilman pitkä oppimiskaarta.
Ominaisuudet ovat puolestaan ERP:n olennainen työkalupakki. Mitä enemmän niitä on, sitä monipuolisemmin toiminnanohjausjärjestelmä pystyy palvelemaan yrityksen tarpeita. Ominaisuuksien on tosin oltavat ERP:n kannalta tarkoituksenmukaisia ja niiden on tuettava yrityksen kriittisiä prosesseja.
Hinta on hyvin merkittävä kriteeri vaakakupissa, sillä yrityksen hankintabudjetti saattaa lopulta olla ratkaiseva tekijä toiminnanohjausjärjestelmää hankittaessa.
Myös luotettavuus on seikka, johon hankintapäätöksen kuuluisi tukeutua. Luotettavuus voi perustua myös tunnepohjaiseen päätökseen, jossa valitaan ohjelmistotuote esimerkiksi brändin tunnettavuuden perusteella.
Hyvän järjestelmän ominaisuudet
Hyvän järjestelmän tuntee siitä, että se tarjoaa paljon, mutta vaatii vähän käyttäjältä. Sen on oltava asennettavissa eri laitteistoille ja tarjottava mahdollisimman kokonaisvaltainen käyttäjäkokemus. Ohjelmistobugit eivät saa olla osa järjestelmää ja palveluntarjoajalla on oltava tehokas tekninen tuki.
Hyvä järjestelmä myös ehkäisee turhaa työtä ja lisäksi se soveltuu palvelemaan yrityksen eri henkilöstöjäsenten tarpeita, olipa kyseessä liikkuva työntekijä tai hänen esimiehensä. Data tallentuu ERP:n tietokantaan, mutta se on hyvin helposti nähtävillä ja muokattavissa. Hyvä järjestelmä myös reflektoi nykyaikaa teknologiselta kantilta ja sillä tulisi olla tarpeeksi näyttävä ulkoasu. Järjestelmän päivitysten on toimittava mutkattomasti ja mahdollisimman bugittomasti.
Erinomainen ERP-järjestelmä helpottaa myös asiakaskommunikaatiota merkittävästi. ERP kristallisoi työkohtaisen prosessikontekstin, jonka avulla kommunikaatio on asianmukaisempaa. Samalla toiminnanohjausjärjestelmä voi hyvinkin toimia teknologisen murroksen kohteena olevan digitalisaation tukena ja parantaa viestintää ja kollaborointia yrityksen kannalta olennaisten sidosryhmien kanssa.
Koska projektit toteutetaan useimmiten tiimeissä, on tiimityöskentelyn tukeminen hyvin tärkeää ja parhaat ERP:t vastaavat tähän haasteeseen. Ne auttavat kommunikoimaan sujuvasti tiimin sisällä ja tämän avulla parantavat myös vaikuttavat myönteisesti projekteihin huomattavan paljon. Tiimi saa yksinkertaisesti paljon enemmän aikaiseksi paljon vähäisemmän ajan puitteissa tehokkaan toiminnanohjausjärjestelmän avulla.
Mitä parempi toiminnanohjausjärjestelmä, sitä parempi on myös sen tarjoama tietoturva. Yrityksen tietojen on oltava hyvin salattavissa kolmansilta osapuolilta ja vahva käyttäjäkohtainen autentikaatio sekä eri käyttäjille asetettavat käyttäjätasot, jotka rajoittavat tietojen käsittelyä käyttäjätasosta riippuen ovat hyvin käytännöllisiä turvallisuuden kannalta.
Mikään hei hierrä yrittäjää uuden ohjelmiston hyödyntämisessä, kuin sen hidas käyttöönotto. Paremmanpuoleiset ERP:t mahdollistavat nopean käyttöönoton, minkä ansiosta prosessit saadaan nopeasti virtaviivaistettua liittämällä ne ERP:hen keskeyttämättä itse projektia. Tämä luonnistuu ohjelmiston helppokäyttöisyyden ansiosta.
Toiminnanohjausjärjestelmä taskussasi
Nykyään elämme älypuhelinaikaa. Älypuhelin kulkee työntekijän matkassa paljon kätevämmin kuin tietokone pienen kokonsa vuoksi. Aiemmin kaikki sovellukset suunniteltiin ja rakennettiin tietokoneita varten. Tablet-laitteiden ja älypuhelinten yleistyttyä, yhä useampi järjestelmä räätälöidään myös kännykään usein erillisenä sovelluksena. Koska puhelimen näyttöruutu on huomattavasti tietokoneen ruutua pienempi, on mobiilijärjestelmän oltava tietokonejärjestelmää helppokäyttöisempi.
Liikkuvan työn toiminnanohjausjärjestelmän edellytykset
Liikkuvassa työssä käytännöllinen toiminnanohjausjärjestelmä auttaa käyttäjää ehkäisemään tarpeetonta dokumentaatiota ja auttaa häntä keskittymään olennaiseen. Tämän vuoksi oikeanlainen ERP tarjoaa käyttäjilleen muun muassa työajan seurantaa, joka voidaan myöhemmin merkitä esimerkiksi asiakaslaskuun.
Työajan seuranta on jokaisen itsensä vakavasti otettavan yrityksen olennainen työtä tukeva prosessi. Jos työtuntien merkitseminen toiminnanohjausjärjestelmään on tehty mahdollisimman helpoksi, niin se innostaa henkilöstöä merkitsemään työtuntinsa ajoissa ja usein myös välttämään tähän liittyviä virheitä.
Kenttätyönhallinta on niin ikään merkittävä kriteeri, jolla liikkuva työntekijä helpottaa arkeaan huomattavasti. Sen avulla ERP:n käyttäjä voi parhaimmillaan luoda ja hallinnoida järjestelmään eri projekteja sekä niihin käytettäviä resursseja. Kuitenkin kenttätyönhallinta ei olisi mitään ilman kenttätyönohjaustoiminnallisuutta.
Kilpailukykyinen toiminnanohjausjärjestelmä mahdollistaa tämän. Hallintaominaisuuden tulisi myös sisältää kaluston ajantasaisen luetteloinnin ja siihen liittyvän dokumentoinnin. Tehtävien toteutuksen reaaliaikainen seuranta on projektin monitoroinnin kannalta kriittisen tärkeää ja hyvä toiminnanohjausjärjestelmää mahdollistaa tämän. Kuitenkin tämä edellyttää sitä, että ERP:tä käyttävä henkilöstö raportoi töiden etenemisestä toiminnanohjausjärjestelmään.
Mikäli ERP on kankea ja vaikeakäyttöinen, vähentää se henkilöstön motivaation tasoa sen käytön osalta varsin huomattavasti. Helppokäyttöinen ja visuaalisesti näyttävä järjestelmä sen sijaan auttaa rutiiniksi muodostuvan ja usein jopa mielekkään tietojen lisäyksen ERP:hen kenttähenkilöstön toimesta.
Kalustonhallinta auttaa työlaitteiston esimerkiksi monitoroinnissa, missä esimerkiksi kulkuvälineiden polttoaineenkulutusta ja ajotapaa seuraamalla voidaan tehokkaasti monitoroida ja parantaa työn tuloksia ja reagoida nopeasti mahdollisiin ongelmakohtiin. Yhtenä kalustonhallinnan peruspilarina on kustannusten säästö ja tuottavuuden parantaminen. Kalustonhallintaominaisuuden avulla kalusto myös kestää kauemmin ja mahdolliset laiteviat tulevat ilmi sukkelammin.
Työturvallisuus on vastuullisen työn kulmakivi. Asianmukainen toiminnanohjausjärjestelmä kykenee ajoissa tiedottamaan liikkuville työntekijöille kriittisistä tilannepäivityksistä. Vakioedellytyksenä on kuitenkin mahdollisuus tarjota käyttäjille kattava työturvallisuusohjeistus, sekä sen ajoittainen päivitys. Työturvallisuus ei aina pelkästään tarkoita henkilöstön turvallisuuden mahdollistamista ja ylläpitoa, vaan myös ympäristön suojelua.
Tehokas ERP auttaa välttämään ympäristövahingot työympäristön siistinä ja itse toiminnan ekologisesti kestävänä. Koska tehokas työturvallisuus auttaa ehkäisemään vahinkoja, on myös asiaan liittyvän vakuutuksen hinta paljon edullisempi. Usein asiakkaalla on omat työturvallisuuteen liittyvät standardit ja asiakkaan tarpeita palvelevan yrityksen pitäisi ottaa ne huomioon.
EasyOpp on keskitetty ratkaisu
Mikään ei helpota yrityksen arkea yhtä paljon, kuin toimiva ohjelmisto, jolla yritys tukee liiketoimintaansa. EasyOpp tarjoaa keskitetyn ratkaisun kokonaisvaltaisen toiminnanohjausjärjestelmän muodossa, joka vähentää ylimääräistä työtä sekä tehostaa ja suoraviivaistaa yrityksen prosesseja.
EasyOpp kykenee kilpailemaan varteenotettavien toiminnanohjausjärjestelmien kanssa sen vuoksi, että se on kehitetty juuri sellaiseksi järjestelmäksi, joka palvelee hyvin laajasti eri yritystarpeita toiminnanohjaukseen liittyen. Nykyaikaisuutensa vuoksi EasyOppin käyttöikä on pitkä ja sen ansiosta ERP:n uudelleenhankintaa ei tarvitse miettiä lyhyellä tähtäimellä.
EasyOpp
Jos haet luotettavaa toiminnanohjausjärjestelmää, joka sisältää kaikki nämä edellä mainitut ominaisuudet, EasyOpp on juuri oikea valinta. EasyOpp tarjoaa käyttöösi olennaiset ERP:n ominaisuudet ja paljon muuta. Automatisoi rutiinit ja keskity olennaiseen.
Perehdy tarkemmin tuotteeseemme ottamalla meihin yhteyttä jo tänään. Tavoitat meidät parhaiten soittamalla numeroon 029 170 1171 tai lähettämällä meille sähköpostia osoitteeseen myynti@easyopp.fi.
