Työ on nykyään entistä enemmän aika- ja paikkariippumatonta, mistä syystä työajanseuranta on monilla aloilla välttämätön ja tärkeä työkalu.
Perinteisesti työajanseurantaa on tehty pitämällä kirjaa toteutuneista työtunneista paperille, jotka toimitetaan työnantajalle tarkistettavaksi. Mutta nykyään on käytössä myös erilaisia sovelluksia, jotka helpottavat ja nopeuttavat työajanseurantaa.
Tästä oppaasta voit lukea kaiken olennaisen mitä sinun tulee tietää työajanseurannasta ja miksi sitä kannattaa seurata.
Työajanseurannan hyödyt työnantajalle
Työajanseuranta sisältää paljon tärkeää dataa, jota hyödyntää työn suunnittelussa ja liiketoiminnan kehittämisessä, säästäen sekä aikaa että rahaa.
Työajanseurannan kautta työnantaja voi seurata helposti syntyneitä työn tuloksia (suunniteltu vs. toteutunut ajankäyttö). Työajanseurannan kautta nähdään esimerkiksi kuinka paljon työaikaa kuluu jonkin tietyn työn suorittamiseen. Tietoa voidaan hyödyntää palveluiden kehittämisessä, ja arvioida onko hinnoittelu oikealla tasolla ja miten asiakaslupaukset saadaan pidettyä mahdollisimman hyvin.
Tietojen avulla voidaan myös verrata henkilötasolla kuinka kauan keskimäärin työntekijä suorittaa jotain tiettyä työvaihetta. Mikäli samassa tehtävässä on vaihtelua, voidaan puuttua tarvittaviin perehdytystarpeisiin ja parantaa tehokkuutta.
Miksi tarvitset työajanseuranta-sovelluksen?
Järjestelmällisestä työajanseurannasta on hyötyä niin työnantajan kuin työntekijänkin näkökulmasta katsottuna.
Viisi syytä, miksi tarvitset työajanseuranta-sovelluksen:
1/ Laki määrää
Työajanseuranta on lakisääteinen toiminto, joka velvoittaa seuraamaan työaikaa. On työnajantajan velvollisuus, että kaikki tarvittavat työaikatiedot, kuten tehdyt työtunnit, ylityöt ja muut korvaukset on merkitty ylös selkeästi ja hoidettu lain vaatimalla tavalla.
2/ Läpinäkyvyys
Kaikki tiedot ovat saatavilla ajantasaisesti niin työnantajalle kuin työntekijällekin ilman erillistä pyyntöä, mikä tekee työn suorittamisesta läpinäkyvää ja tuntien tarkistaminen sekä hyväksyminen on helppoa.
3/ Luottamus
Kun tiedot ovat jatkuvasti saatavilla kaikille, luottamus työnantajan ja työntekijä välillä lisääntyy. Tämä myös vähentää epäselvyyksiä ja ristiriitatilanteita.
4/ Ajan ja kustannusten säästäminen
Sähköinen ohjelmisto säästää aikaa ja kustannuksia vähentäen manuaalista työtä, koska tiedot ovat nopeasti saatavissa yhdestä paikasta. Lain vaatimat tiedot on myös helpompi pitää tallessa, kun tietoja ei keräänny erikseen paperilappujen, tekstiviestien ja sähköpostien muodossa.
5/ Tiedon hyödyntäminen
Sovellukseen tallentuneet tiedot ovat helpommin yrityksen hyödynnettävissä ja tallessa toimintojen kehittämistä varten. Työajanseuranta auttaa työnantajaa esimerkiksi tarkastelemaan käytetäänkö työtunnit järkevästi ja kannattavasti.
Vertaile työajanseuranta-sovelluksia ja löydä sinulle paras vaihtoehto
Hyvä työajanseuranta-sovellus on sellainen, joka vastaa omiin liiketoiminnan tarpeisiin ja tukee sen toimintoja. Ota huomioon sovellusta valitessasi mihin tarpeeseen työajanseurantaa tehdään.
Mitä ominaisuuksia hyvä työajanseuranta-sovellus tarvitsee?
Huomioi muun muassa nämä asiat:
- Helppokäyttöinen mobiilisovellus, jonka avulla kirjaukset tulevat tehtyä nopeasti ilman ylimääräistä vaivaa tilanteessa kuin tilanteessa.
- Lainmukaisuus. Sovelluksesta tulee löytyä työaikalain vaatimat asiat eriteltynä ja selkeästi.
- Automaattinen tiedonsiirto palkanlaskentaan, joka säästää aikaa ja resursseja. Henkilöstöhallinnon työmäärä vähenee, kun kaikki on saatavilla yhdessä paikassa ja palkanmaksu sekä laskuttaminen helpottuu.
- Tietoturva ja missä tiedot säilytetään.
On äärimmäisen tärkeää varmistaa, että noudatat työaikalakia. Työajanseuranta on työnantajalle lakisääteinen velvollisuus, jota määrittää työaikalaki.
Työaikalaki määrittää mm. säännöllisen työajan vuorokausi- ja viikkotasolla sekä ylityöt ja lepoajat. Lisäksi se määrittää liukuvan työajan, joustotyöajan ja työaikapankin käyttöönoton.
Laissa on määritelty myös työaikakirjanpitovelvoite. Lain mukaan työnantajalla on velvollisuus seurata työntekijöiden työaikaa. Työnantajan on mitattava kaikkea työhön käytettyä aikaa ja työnantajan on myös pyynnöstä pystyttävä esittämään toteutuneet työaikatiedot työntekijäkohtaisesti. Työnantajan tulee pystyä osoittamaan, että työtuntien määrä ei ylitä lakisääteisiä enimmäistyöaikoja ja että työntekijän saama palkka on oikean suuruinen.
Tämä voi olla haastavaa aloilla, joissa työ on liikkuvaa tai suoritetaan etänä, jolloin töiden ja vapaa-ajan raja voi olla häilyvä.
Työaikalakia onkin päivitetty 2020 vastaamaan enemmän nykypäivän työn luonnetta:
- Liukuvassa työajassa työaikaliukumien maksimi- ja minimi +60/-20 per seurantajakso.
- Päivittäinen työaikaliukuma 4 tuntia joustavassa työajassa.
- Ylitöillä ei ole enää maksimimäärää, mutta työajalle on määrätty maksimimäärä jota tulee noudattaa.
- Mahdollisuus käyttää työaikapankkia, johon voi kerryttää vuoden aikana maksimissaan 180 h
- Ajopäiväkirjat eivät ole enää ajoneuvokohtaisia, vaan ne täytyy pitää ajan tasalla henkilökohtaisella tasolla ja työnantajan on pystyttävä todistamaan kuinka pitkiä ajanjaksoja työntekijät ovat viettäneet auton ratissa.
Työajanseuranta ja hyvinvointi
Työajanseuranta tuo mukanaan monia etuja myös työhyvinvoinnin kannalta ja työntekijöiden ollessa tyytyväisiä on työntekokin tehokkaampaa.
Kun työajanseurantajärjestelmä on helppokäyttöinen, motivoi se työntekijöitä kirjaamaan tietoja ja säästää aikaa. Lisäksi virheet palkanlaskennassa vähenevät, kun kirjaukset muodostuvat automaattisesti työajanseuranta-sovelluksen kautta ilman manuaalista kirjaamista, mikä lisää tyytyväisyyttä.
Moderni työajanseuranta tuo myös joustavuutta arjen suunnitteluun ja selkeyttää eroa työ- ja vapaa-ajan välillä. Työntekijä ei tunne olevansa jatkuvasti töissä ja toisaalta voi myös luottaa siihen, että kaikki työhön käyttämänsä aika tulee huomioiduksi.
Työajanseuranta sovelluksen kautta on myös läpinäkyvää ja lisää luottamusta puolin ja toisin, kun tehdyt työtunnit ovat kaikkien nähtävillä ja helposti todistettavissa.
Työaikatiedon hyötykäyttäminen
Työajanseurannalla on monia loistavia puolia, joita kannattaa hyödyntää liiketoiminnassa. Tarjolla olevan datan ansiosta töiden organisoiminen ja kehittäminen helpottuu sekä läpinäkyvyys paranee, kun tiedot ovat kaikkien osapuolten saatavilla ja nähtävillä ilman erillistä pyyntöä.
Työajanseurantajärjestelmä kannattaa suunnitella huolellisesti vastaamaan liiketoiminnan tarpeita, jotta dataa voidaan hyödyntää jatkuvasti parhaalla mahdollisella tavalla.
Selvitä tukeeko seurantajärjestelmä myös yrityksen tulevaisuuden tarpeita. Varmista myös, että työajanseurannan tiedot voidaan siirtää suoraan automaattisesti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, kuten palkkahallintoon tai projektin osapuolille, ilman lisätyötä.
EasyOppin työajanseuranta
EasyOpp työajanseuranta on moderni ja kätevä työkalu, joka on suunniteltu liikkuvan työn tarpeisiin ja tarjoaa tehokkaampaa työajanseurantaa. EasyOpp on markkinoiden mukautuvin toiminnanohjausjärjestelmä, joka mahdollistaa kaikkien tietojen seuraamisen ajantasaisesti ja luotettavasti. Kehitimme järjestelmästämme kuin kameleontin, joka on helposti muokattavissa yrityksesi toimintaan, eli saat vain sen mitä tarvitset ja pystyt myöhemmässä vaiheessa helposti lisätä ominaisuuksia.
EasyOpp-sovelluksen etuna on:
- Yksi selkeä järjestelmä, jossa kaikki tieto on helposti saatavilla ja hyödynnettävissä
- Helppokäyttöinen mobiilisovellus, joka säästää työntekijöiden aikaa ja tekee tehtyjen työtuntien kirjaamisesta vaivatonta.
- Säästää manuaalisia työvaiheita. Tiedot kirjautuvat automaattisesti palkkahallinnon järjestelmiin säästäen aikaa ja varmistaen, että palkat, lisät ja lomat muodostuvat tarkalleen oikein.
- Reaaliaikaiset loma- ja poissaoloilmoitukset, jotka tehostavat työn suunnittelua
EasyOpp työajanseuranta antaa selkeän kokonaiskuvan, jonka avulla helpotat liiketoimintasi hoitamista, ja säästät aikaa sekä rahaa!
Katso videolta miten EasyOpp helpottaa yritystoiminnan arjen tekemistä:
